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【デジモノ文具02】スマホでノートを整理するコツ…データ化の目的1位は「整理・検索」

文房具

【コクヨS&T調べ】「何のためにデータ化しているのか?」CamiApp購入者アンケートで目的3つまで選択した結果
  • 【コクヨS&T調べ】「何のためにデータ化しているのか?」CamiApp購入者アンケートで目的3つまで選択した結果
  • メモと打合せノートの例。「ノートはCamiApp、書類はScanSnap、それをEvernote Businessで整理」とし、できるだけ面倒くさくない形で運用しています
  • スマートフォンを複数併用しているので、ビジネスメモ撮影端末とそれ以外で分けています
  • CamiAppアプリの最大の特長は、アクション数が最小でファイル管理までできることです
  • 山崎篤(やまざきあつし)1997年 コクヨ株式会社入社2003年 新規事業@Tovas(あっととばす)を提供開始。同サービスにて「ASP・SaaS・ICTアウトソーシングアワード 総合グランプリ」を受賞(2009年)。2010年ネットステーショナリープロジェクトを立ち上げ、スマホ対応ノート「CamiApp」を発売、100万冊を超えるヒット商品に。その他、ASPIC(特定非営利活動法人ASP・SaaS-Cloudコンソーシアム)理事、MIJS(メイドインジャパンソフトウェア)コンソーシアム副委員長を兼務、日本のクラウドサービスの普及啓発活動に日々取り組んでいる
 こんにちは、コクヨ一(いち)ガジェット好きな山崎です。スマートフォンがまだ普及したてのころ、スマホ文具の走りとして「CamiApp<キャミアップ>」が2011年9月に発売されました。

◆スマホノートで何している?

 CamiApp発売からもうすぐ4年になりますが、その間にご購入いただいた皆さまから、たくさんアンケートに回答をいただいておりますので、その内容の一部をお伝えします。今回、集計の対象としているのは、1,498名の回答です。ちょっと古いのですが、昨年末までの回答を集計しております。

【質問】
「紙のノートをデータ化する目的は何ですか?」(回答は1人3つまで)

【回答】
「整理・検索するため」(59.9%)
「外出先で閲覧するため」(41.5%)
「持ち歩く荷物を減らすため」(36.9%)
「手書き情報とデジタルデータの一元管理のため」(36.7%)
「保管の省スペース化をするため」(35.8%)
「共有するため」(20.1%)

 以上がご回答いただいた事実になります。ここからは少し個人的な見解も交え、少し考えてみたいと思います。

◆整理・検索はできているのか?

 ノートを撮影する目的の第1位は「整理・検索するため」とあります。では、整理・検索は本当にできているのでしょうか?

 私の場合は、スマートフォンの標準機能カメラで撮影すると、写真が見つからなくなることが多いです。気軽に撮れてしまうだけに撮る枚数も増え、メモ的な写真は気軽に見つからなくなってしまいます。見つけられるようにするには、フォルダ分けや、お気に入り登録などのスマートフォンの標準的な機能を使って整理する必要があるのですが、面倒でやらなくなってしまいました。

 CamiAppを使った場合、アクションマーカーを活用すれば、撮影時に何も操作をしなくても自動でタグ付けをしたり、自動で各種クラウドサービスへのアップロードまで完了できます。この点は、面倒もなく目的をサポートする機能になっているのではないかと思います。

◆整理のコツは?

 では、整理・検索できる状態を維持するコツについて考えてみたいと思います。個人的に、維持するためには「面倒くさくない」ことが一番重要だと思います。私の場合、スマートフォンのカメラで撮影するものは大きく分けると以下の3種類になり、それぞれについての手法を書き出してみます。

(1)日々の他愛のない写真(「そのままでいいもの」)

 写真を探すこと自体が楽しいものなので、むしろ整理は必要なく、スマートフォンの標準カメラ機能で撮影したままにしている。

(2)ビジネスメモ的な写真(「後で見つけたいもの」)

 これは後で見るかもしれないので、見つかるように分けております。再度見る可能性・頻度はそれほど高くないので、まとまった状態になっていればそれで大丈夫です。探すこと自体に楽しさはまったくないので、面倒くさくないほどありがたいです。私の場合はスマートフォンを複数併用しているので、ビジネスメモ撮影端末とそれ以外で分けておりますが、1台持ちの方でも少しの手間でできると思います。

(3)紙のノート、書き込んだ書類などの情報(「整理したいもの」)

 これは時間軸に加えて、案件ごとにまとまった状態にしておいた方が仕事の生産性が上がりますので、多少手間があっても整理をするようにしております。私の場合は、「ノートはCamiApp、書類はScanSnap、それをEvernote Businessで整理」とし、できるだけ面倒くさくない形で運用しております。

 ということで、全体の中の(3)だけをちょっと頑張ればいいと考えれば、負担感はほぼなくなります。

◆まとめ

 いかがでしたか? スマホ時代には、便利なので何でもカメラで撮影してしまうようになるというのは、ごく自然なことだと思います。その流れで、紙のノートを撮影する方も増えていっていますが、その目的の第1位は、「整理・検索するため」ということがアンケートからわかりました。

 でも、そこに手間をかけていては、なかなか続けられなくなります。撮影対象を「そのままでいいもの」「後で見つけたいもの」「整理したいもの」という違いで意識的に区別して、撮影時の行為自体で分類をしてしまうことを、ひとつのコツとしてオススメしたいです。

【CamiApp<キャミアップ>シリーズ】
 「キャミアップ」ノートをスマホ用無料アプリで撮影すると、傾きなどを自動的に補正してきれいにデータ化します。各種クラウドサービスへのアップロードまで自動で完了し、情報の活用度が向上します(税抜250円~880円)。
《山崎篤》

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