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うっかり漏えいの防止…マイナンバーを扱うならこのツール

文房具

 上:従来品/下:セキュリティビュー
  •  上:従来品/下:セキュリティビュー
  • うっかり漏えいの防止…マイナンバーを扱うならこのツール
  •  左:セキュリティビュー/右:従来品
  •  とじ具側から紙を差し込みます
  •  左:従来品 上から入れる/右:セキュリティロック とじ部側から入れる
  •  左:従来品 とじたまま抜ける/右:セキュリティロック とじ具からはずさないと抜けない
  • うっかり漏えいの防止…マイナンバーを扱うならこのツール
  •  マーカータイで封印。油性マジックで日付やサインを書けます。
 いよいよ、通知が始まったマイナンバー制度。届いた方も、まだ届いていない方も、これから何が変わるのかなと、ぼんやりとした不安をおもちの方も多いのではないでしょうか。

 個人が自身のマイナンバーを利用、管理するのはもちろんですが、会社としても、マイナンバーの利用や管理が発生します。従業員のマイナンバーを集めて、管理し、税務や社会保険関係の届出に記載が必要になります。

 会社は、全従業員のマイナンバーを扱うことになるので、漏えいさせた場合の被害は深刻です。関係省庁からは、会社に対して、マイナンバーの厳格な管理が求められています。マイナンバーに関しては、漏えいさせた企業に対する罰則もあります。

 民間事業所のマイナンバーの取扱いについての情報は、各省庁のホームページなどに掲載されていますが、「社内に、マイナンバーを管理する組織とルールを作り、それにしたがって厳格に運営しましょう」ということが基本です。

 「組織やルールを作る」ときに、ぜひ、いっしょに考えていただきたいのが、ツールによる情報漏えいの防止です。

 マイナンバーが記載された書類は、オフィス内、あるいは事業所間を移動し、どこかで利用、保管されます。このとき、書類を裸のままで扱うことはなく、何らかのツールに入れることになると思いますが、使うツールによって、うっかりミスや、覗き見、盗難のリスクを低減できるものがあります。「マイナンバーの書類を扱うとき用ツール」を決めておくいいと思います。

 そこで、漏えい防止におすすめのツールを3つご紹介します。

【クリヤーホルダー】
 社内で一番良く使われるのは、クリヤーホルダーだと思います。書類を入れて、分類、一時保管するのに重宝します。しかし、一般的に、クリヤーホルダーは、中身がわかりやすいように、無色透明のものが好まれます。しかし、無色透明だとマイナンバーが丸見えになってしまいます。そこで、文字が読みにくくなる印刷を施したクリヤーホルダーがお勧めです。中身がまったく見えなくなるのではなく、なんとなく中身は見えますが、文字の判読は厳しくなり、覗き見程度で文字を読み取られるリスクは軽減できます。

【クリヤーブック】
 書類をポケットに入れて、保管するファイルです。一般的には、ポケットの上に差し込み口があり、そこから紙を差し込みます。しかし、このままだと、すぐに取り出せるのと、逆さに持ったときに、書類が抜け落ちる可能性があります。そこで、とじ具側に差し込み口があるタイプがお勧めです。差し込み口が、とじ具の中に入るため、とじ具を開けて、ポケットを取りはずしてからでないと、紙が取り出せません。もちろん、とじ具をとじた状態では、どちらに向けても、紙は脱落しません。

【シャトルバック】
 本社、支店、工場など、事業所間で書類をやり取りするときは、汚れや破損防止のために、書類は袋に入れられていると思います。しかし、この袋は、丈夫さはもちろん大切ですが、ファスナー部をしっかり施錠できるタイプがお勧めです。ダイヤルロックや南京錠で鍵をかけるか、マーカータイといわれる封印をしておくことも有効です。マーカータイは、サインや日付を記入しておくことで、やり取りの管理がしやすく、開封の際は、マーカータイを切る必要があるので、未開封/開封済みが一目瞭然です。

 こういったツールを使うことは、そのセキュリティを高める機能が大事ですが、その書類を取り扱っている人や会社が、情報漏えいに対する意識が高いことのアピールにもなります。情報漏えいに対する意識が高い人や会社を選んで、不正なアクセスをしようという人はいないと思います。このアピール効果も、リスク軽減につながるのではないでしょうか。

 ぜひ、こういったツールの活用も含めた、社内のマイナンバー管理ルールを作って、安全にマイナンバーを運用していきましょう。
《ウェブマスター》

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