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【文房具 温故知新】私と電話連絡帳(ノ-80)の出会い、そしてその衝撃

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【文房具 温故知新】私と電話連絡帳(ノ-80)の出会い、そしてその衝撃
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 1991年に私が会社に入ったとき、文房具といっしょに電話連絡帳を渡されました。回りを見渡すと、部署の人全員の席に電話連絡帳が置いてありました。

 新入社員の仕事といえば、電話番というのは定番です。まず、先輩に電話での受け答えの作法を教わり、同時に、電話連絡帳の運用ルールを教わりました。運用ルールはシンプルで、以下のとおりです。

(1)不在の人あての電話をとった人は、相手の会社名/お名前/用件を伺って、その人の席まで行って、その人の電話連絡帳に各項目を記入する。
(2)不在にしていた人は、席に戻ったら、まず電話連絡帳を見る。そして、その内容を見て、折り返しの電話や、依頼事項への対応をし、対応状況を電話連絡帳に記入する。

 これだけのことなら、普通のメモ用紙に書いて、席に置きにいけば済みそうな感じですが、このノートの優れているところ(恐ろしいところ)は対応状況や不在電話の履歴を、いつでも誰でも一括して見ることができるというところにあったと思います。

 一番大事なのは、その電話への対応が終わっているのかどうかですが、「処理済」欄があるので、そこを見れば、すぐに状況がわかります。

 個別の電話対応についての確認だけでなく、以下のようなことも可能でした。

<ノートの持ち主>
 自分の電話履歴を振り返ることができます。いつ、誰から、どんな電話をもらったかが、このノートを見れば一目瞭然です。スケジュールやToDoリストを振り返ることはあると思いますが、電話履歴も振り返ることができました。そして、さらに意識の高い人は、自分が掛けた電話も受けた電話もそのノートに書いて、すべての電話履歴を集約していました。今みたいに携帯電話はなかったので、自席で掛けたり、受けたりする電話がすべてだった時代ならではです。

<上司>
 この電話連絡帳は、最後のページまで使い切ると、次の新しいノートが支給されます。上司は、このノート切り替えの頻度で、その人の仕事量を測っていたかもしれません。

<新入社員・私>
 電話が少なく、いつまでも古いノートを使っている人を尻目に、どんどん新しいノートに切り替わっていく人は、新入社員から見ると、どことなく誇らしそうに見えました。今思うと、仕事が少なくても席はずしの多いせいで、電話連絡帳が増えていった人も多かったかもしれませんが……。

 それまで学生だった私は、普通のノートしか使ったことがなく、日付やタイトル欄ぐらいしか知りませんでした。しかし、この電話連絡帳には、項目があらかじめ欄として作ってあり、情報の記入漏れを予防し、チェックボックスを用意することで、記入の手間を軽減しています。フォーマットってすごい、チェックボックスを思いついた人って天才と思いました。そして、その電話連絡帳を使うフローに自分が入ってみて、会社ってすごいと思いました。

 この電話連絡帳のようなフォーマットや運用は、今やパソコンやスマホで、簡単にできそうです。しかし、紙から電子ツールに変わったとしても、項目を決めてフォーマットを作り、みんなが同じフォーマットを使うということの効果は、今も昔も変わらないんだと思います。

ウェブマスター
アナログなノートが好きなのに、仕事はなんともデジタルなウェブマスターです。ロングライフでロングテールなモノが気になります。最近のお気に入りは、方眼罫のキャンパスノートと黒のサインペンです。

《ウェブマスター》

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