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マイナンバー提出期限迫る! 安全管理に特化したファイルとキット発売

文房具

マイナンバー取得・管理キット
  • マイナンバー取得・管理キット
  • 書き込みやすい「取得台帳」と中身が透けない「封筒」
  • 重要書類を外部の目から守る保管用の「取得台帳ホルダー」
  • 落としてもとじ具が開かない「保管用ファイル」
  • 「取得履歴管理表」「利用履歴管理表」「抹消用シール」もセット
  • プライバシーファイル(ホルダータイプ)の使用シーン
  • 単位ごとに分類管理しやすい「ケースタイプ」
  • 確認窓で書類の存在確認や検索ができる「ホルダータイプ」
 コクヨは10月12日に「マイナンバー取得・管理キット」と「プライバシーファイル」を発売する。マイナンバーをはじめとする個人情報の安全管理に特化した商品。独自のセキュリティ仕様が施されている。

 マイナンバー業務では、厳格な情報漏えい対策を講じること、取扱記録を残すことが義務付けられている。従業員のマイナンバー記載が必要な源泉徴収票などの提出期限は、2017年1月に迫っている。

 「マイナンバー取得・管理キット」は、マイナンバー業務にまだ対策を講じていない中小企業向けに取得台帳、ホルダー、管理表、封筒などをそろえたセット。紙だけで安全に収集・保管・利用と一括管理ができる。

 キットには、収集の際に安全な中身の透けない封筒をセット。取得台帳は、記入欄が広くて書き込みやすく、長期保存に強い厚みのある紙を使用。コピーをすると、コピーした面に「COPY」というパターンが浮き出るため、原本との取り違えや不正コピーを抑止する。

 また、マイナンバーや重要書類を外部の目から守る保管用の取得台帳ホルダーもセット。保管用ファイル付きの商品には、落としてもとじ具が開かないリングの4穴ファイルもセットされている。

 マイナンバーガイドラインで義務付けられている取扱記録を残すための「取得履歴管理表」と「利用履歴管理表」もあるため、マイナンバー業務にすぐ取り掛かることができる。従業員の子どもの独立など、扶養家族が減った際に不要なマイナンバーを削除できる抹消用シールもセットされている。マイナンバー管理者向けと従業員向けの説明書も付属。

 1キット10人分。保管用ファイル付きキット、帳票のみの基本キットがある。別売りで抹消用シールのみの販売も行う。価格は、基本キット2,100円、保管用ファイル付きキット3,200円、抹消用シール600円(いずれも税別)。

 一方、「プライバシーファイル」は、個人情報収集後の管理に特化したファイルシリーズ。本体を赤色で統一し、ファイルそのものの紛失や盗難リスクを軽減するほか、マイナンバーの管理で義務付けられる利用履歴管理のひな型も付属。管理担当者の負担軽減にも配慮している。価格は、500円から1,200円(税別)。

 企業の管理ニーズに合わせて、「リング」「ケース」「ホルダー」の3タイプを展開する。「ロックリングタイプ」は、個人情報の漏えいリスク拡大を回避するため、書類を一元管理したい場合におすすめのファイル。ロック付きとじ具と抜き取り防止タイプのクリヤーポケットという二重のロック機構で書類の紛失リスクを軽減する。クリヤーポケットは5枚付属。

 「ケースタイプ」は、部・課別や事業所別など、単位ごとに分類管理するのに適したファイル。フタ部分は、不意に開いてしまうのを防ぐロック機構を採用。上端部を切り取れば、ケースを開けなくても書類の検索ができる仕様となっている。2冊入り。

 「ホルダータイプ」は、個人情報書類を扱う作業時など、一時管理に最適。脱落防止フラップで書類の脱落を防止するほか、書類全体を隠したまま確認窓で中に入っている書類の存在確認と検索ができる。5枚入り。4穴タイプのため、2穴・4穴のファイルにそのままファイリングすることも可能だ。

◆マイナンバー取得・管理キット
発売予定:10月12日(水)
価格:基本キット2,100円、保管用ファイル付きキット3,200円、抹消用シール600円(いずれも税別)

◆プライバシーファイル
発売予定:10月12日(水)
価格:500円~1,200円(税別)

コクヨ:マイナンバー対策
http://www.kokuyo-st.co.jp/stationery/feature/mynumber/
《奥山直美 》

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