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【一発OKが出る資料をつくるコツ】いい資料には「共通の型」がある!(第1回)

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資料の目的は「相手に内容を理解してOKを出してもらうこと」で「カッコいいデザインを見せてスゴイなと思わせること」ではありません。
  • 資料の目的は「相手に内容を理解してOKを出してもらうこと」で「カッコいいデザインを見せてスゴイなと思わせること」ではありません。
  • 資料づくりの下手な人は、デザインに必要以上に時間をかけています。
  • いい資料は「伝えたいことだけが目立つ」ようにデザインされています。
  • 大事なのは「デザイン」ではなく、あくまでも「構成」。「相手にとってわかりやすく納得感のある」構成であれば、デザインはシンプルでも、極端な話、白黒で文字だけの資料でもよいのです。
  • 文字のフォントは1種類、文字サイズはできるだけ大きくし、色も3色以内に押さえる。紙面を情報でギチギチにせずに30%程度は余白を残しましょう。
  • 『一発OKが出る資料 簡単につくるコツ』(三笠書房)
  • 下地寛也(しもじ かんや) 1969 年生まれ。コクヨ株式会社 [コクヨの研修]スキルパーク シニアトレーナー。 千葉大学工学部工業意匠学科卒。オフイスインテリアデザイン設計米国インテリア設計事務所留学、働く環境と従業員の行動(創造性、コミュ二ケーション、場のあり方等)に関する分析・研究などの業務に従事したのち、 2003 年より、企業変革コンサルティング、人材育成・教育研修を担当。著書に『コクヨ式 1分間で伝わる話し方』(KADOKAWA)等がある。
 「つくった資料にOKが出ない」。仕事における大きなストレスの1つでしょう。

 せっかく残業して数々のデータを集めてつくった渾身の資料でも、決裁者の「よくわからないなぁ」の一言でやり直しになることもままあります。それでは、会議に通る資料をパパッとつくれる人はどのようなことに注意して資料づくりをしているのでしょうか?

 『一発OKが出る資料 簡単につくるコツ』(三笠書房)の著作者であり、[コクヨの研修]スキルパークシニアトレーナーの下地寛也が、資料づくりのコツを3回シリーズでお伝えします。

◆資料は「構成が9割」

 「資料づくりのコツ」というと、見やすい図解や効果的なグラフの使い方といったデザインのテクニックをイメージする人も多いのではないでしょうか。ところが日々会議に参加して資料を見ていて感じることは、デザイン以前に資料の構成(つまり伝える順番)がなっていないケースがほとんどです。

 会議で通らない資料をつくる人は単に自分が伝えたい内容をそのまま並べて資料をつくっています。相手に理解してもらうためにどのような順番で説明すればいいのかという視点がありません。

 資料をつくる目的は「相手に内容を理解してOKを出してもらうこと」です。そのために何が必要かという意識を持つことは当然重要です。

 第2回で細かく説明しますが、プレゼン(提案)資料における構成は「問題点の特定」
→「解決策の提案」の順番がセオリー。これが構成の型になります。

 ダメな資料はこの順番を意識できていません。単に問題点をだらだらと並べるだけで、明確な解決策を示せていない資料や、思いつきの打ち手(つまり解決策)だけが根拠もなく書かれて、そもそも何が問題なのかがよくわからない資料をよく見ます。

 たとえば、「ダイバーシティー推進の提案書」をつくる場合でも、「ダイバーシティーの観点からみた社内の問題は何か?」と「ダイバーシティーを推進するうえで具体的にどのような解決策を打つのか?」がしっかりと示されている必要があります。散漫な現状報告や施策のアイデアだけが並んでいても、決裁者はそれを承認しようとは思わないのです。

 「一発OKが出る資料」とは、決裁者が「問題点」をみると「それは放置しておくとヤバイ問題だな」と思い、「解決策」をみると「効果がありそうで、実現性もありそうな解決策だな」と思わせるようにつくられているものです。

◆資料のデザインはシンプルが鉄則

 いい資料は「伝えたいことだけが目立つ」ようにデザインされています。そして、そのような資料をつくる人は、デザインにあまり時間をかけません。

 資料の目的は「相手に内容を理解してOKを出してもらうこと」で「カッコいいデザインを見せてスゴイなと思わせること」ではありません。つまりシンプルで十分なのです。

 ところが、資料づくりの下手な人は、デザインに必要以上に時間をかけています。折れ線グラフや棒グラフなど、いろんなタイプのグラフを意味もなく入れてみたり、ページごとに意味もなく色を変えて、過剰にカラフルな資料にしたりするのです。

 よく資料のチェックをしている後輩と先輩の会話で「ここも色を変えたほうが見栄えが良くなるんじゃないか」といったやり取りを聞くことがありますが、「いやいや、色の話はいいから、そもそもその資料をみたら何が言いたいのかがひと目でわかるようになっているかを確認してよ」と思ってしまいます。

 私の経験上、「デザインがカッコいいかどうか」と「会議で通るかどうか」は、まったく関係がありません。大事なのは「デザイン」ではなく、あくまでも「構成」です。「相手にとってわかりやすく納得感のある」構成であれば、デザインはシンプルでも、極端な話、白黒で文字だけの資料でもいいのです。

 私も資料づくりにかける時間の9割以上は構成(どのように伝えるか)を考える時間にあてています。パワーポイントで正式な資料をつくりだすのは提案の前日ということもよくあります。

 資料のデザイン面で注意することは、文字のフォントは1種類、文字サイズはできるだけ大きくし、色も3色以内に押さえる。紙面を情報でギチギチにせずに30%程度は余白を残すといったことでしょう。

 そして資料をつくるたびにデザインを考えるのではなく、毎回同じ文字フォントや色を使います。そのように自分なりのデザインの型を決めておくと、資料の使い回しがしやすくなり、デザインに迷う時間も短縮され結果的に短い時間で資料をつくることができるようになるわけです。

<参照:『一発OKが出る資料 簡単につくるコツ』(下地 寛也 著)>
定価:1,500円(税別)
発売日:2017年3月15日(水)
発行:三笠書房
販売:全国の書店
《下地寛也》

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