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【一発OKが出る資料をつくるコツ】いい資料に必要な6つの構成要素とは(第2回)

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プレゼン(提案)資料の構成は「問題点の特定」→「解決策の提案」の順番がセオリー。
  • プレゼン(提案)資料の構成は「問題点の特定」→「解決策の提案」の順番がセオリー。
  • 「(資料の前半)問題点の特定」には「目的」「問題点」「原因」の3つ、「(資料の後半)解決策の特定」には「解決策」「目標」「計画」の3つの合計6つの構成要素を盛り込みます。
  • 【1】《目的》 そもそも何のために提案しているのか
  • 【2】《問題点》 社内の様々な問題の中から、どの問題点に焦点を当てるべきなのか
  • 【3】《原因》 その問題点を発生させている根本的な原因は何か
  • 【4】《解決策》 複数ある解決策の中から「効果」と「実現性」の視点で最適なものを示す
  • 【5】《目標》 解決策の「効果」がいつどの程度出るのか数値で示す
  • 【6】《計画》 解決策の「実現性」を具体的な計画で示す
 資料の良し悪しは構成で9割が決まります。構成とは「相手に内容を理解してもらうためにどのような順番にするか」を考えることです。

 資料づくりの下手な人は「自分が伝えたい順番」で資料をつくり、資料づくりの上手い人は「相手が理解しやすい順番」で資料をつくります。

 そしていい資料には通常6つの要素が盛り込まれています。なぜなら、それが決裁者が判断する上で必要な情報だからです。

 『一発OKが出る資料 簡単につくるコツ』(三笠書房)の著作者であり、[コクヨの研修]スキルパークシニアトレーナーの下地寛也が、資料づくりのコツを3回シリーズでお伝えします。

◆資料は「前半:問題点」「後半:解決策」の2部構成にする

 前回のコラムで、プレゼン(提案)資料の構成は「問題点の特定」→「解決策の提案」の順番がセオリーと紹介しました。資料はそのふたつを前半と後半の2部構成にするのが基本です。

 なぜかというと、プレゼン資料とは問題解決の流れを資料にする作業だからです。この問題解決という言葉を半分、つまり問題(点)と解決(策)に分けて、資料の前半で「問題点は何か?」、後半で「解決策は何か?」について説明するわけです。

 ところがダメな資料を見ていると、問題点は提示されているが具体的な解決策が提示されていない資料を見ることがあります。

 たとえば「来期の営業活動の改善提案書」の場合、問題点は「新規顧客の獲得件数が目標の65%しかできていない」と記載があるのですが、その問題をどのように解決するのかが曖昧だったりします。

 「今期は新規顧客の獲得に注力して目標必達!」と書かれていて、その後一人ひとりの目標数字は書いてありますが、具体的にどのように取り組むのかが書かれていない資料をみることがあります。

 たとえば、「新規顧客開拓の専門チームをつくる」とか「曜日を決めて全員が新規訪問を行い、訪問件数を部門ごとに毎週確認する」などの具体的な解決策を説明しないと決裁者はうまくいくとは思わないでしょう。

 また、解決策だけが提示されていて、問題点の深掘りができていない資料も見ることがあります。たとえば「残業削減に関する提案書」をつくる場合に、単に「7時にオフィスの照明を消灯する」「会議をすべて1時間以内にする」「タイムマネジメント研修を実施する」といった解決策ばかりが並んでいるケース。

 残業の問題点がどこにあるのかを理解できないと、決裁者はどのような解決策が適切なのかを判断できないでしょう。

◆決裁者が判断する上で必要な6つの構成要素

 そして、「(資料の前半)問題点の特定」には「目的」「問題点」「原因」の3つ、「(資料の後半)解決策の提案」には「解決策」「目標」「計画」の3つの合計6つの構成要素を盛り込みます。

 なぜかというとこの6つの要素が、決裁者が判断する上で必要な要素だからです。それぞれについてのポイントを見ていきましょう。

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<<資料の前半:問題点の特定>>

【1】《目的》 そもそも何のために提案しているのか
 決裁者がまず知りたいのは、提案の目的です。提案の背景に何がおこっているのか、最終的に達成したいことは何なのかを簡潔に提示します。目的を示すことで会議参加者の資料を見る目線を合わせます。

【2】《問題点》 社内の様々な問題の中から、どの問題点に焦点を当てるべきなのか
 問題解決における問題点とは「あるべき姿」と「現状」のキャップのことを言います。本来あるべき姿が何で、現状はどのようになっているのかを事実をもとに示し、決裁者に問題を放置するとヤバいなと思わせるようにします。

【3】《原因》 その問題点を発生させている根本的な原因は何か
 たとえば長時間労働の問題の原因が「仕事が多すぎるのか」「仕事を処理するスキルが低いのか」「上司の指示が曖昧なのか」によって、必要な解決策は異なってきます。決裁者にその問題がおこっている根本原因をしっかりと理解してもらいます。

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<<資料の後半:解決策の提案>>

【4】《解決策》 複数ある解決策の中から「効果」と「実現性」の視点で最適なものを示す
 問題を解決する打ち手は1つとは限りません。提案する場合には有力な解決策を複数提示した上で、効果が見込め、実現できそうな案がどれなのかを提示することで、決裁者に納得感を持ってもらいます。

【5】《目標》 解決策の「効果」がいつどの程度出るのか数値で示す
 解決策を示しても、その効果がいつ頃、どのような形で表われるのかを示さないと、決裁者は判断ができません。具体的な期限とその目標値、たとえば「半年後、売上120%アップが目標」という形で示します。

【6】《計画》 解決策の「実現性」を具体的な計画で示す
 提案を承認しても、なかなか実行に移らずに、気がついたら立ち消えになっていたということもよくあります。具体的なスケジュール、体制、予算などを示し、机上の空論ではない実効性の高い解決策であることを示します。

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以上が、資料に必要な6つの構成要素です。

 決裁者の視点で資料をつくるのであれば、決裁者が知りたい順番に情報が並んでいるべきなのです。

 実際は、提案する内容によって、6つの要素をすべてしっかりと記載するときもあれば、省略することもあるでしょう。しかし、「構成」の流れを決めておきさえすれば、問題解決という「中身」を集中して考えられるようになるわけです。

<参照:『一発OKが出る資料 簡単につくるコツ』(下地 寛也 著)>
発行:三笠書房
販売:全国の書店
定価:1,500円(税別)
発売日:2017年3月15日(水)
amazon
《下地寛也》

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