まなび、はたらきに小さな発見
文房具・雑貨・家具のニュース情報サイト

まなび、はたらきに小さな発見
文房具・雑貨・家具のニュース情報サイト

【一発OKが出る資料をつくるコツ】資料は「3つの視点」を持ってつくる!(第3回)

ピックアップ

「【1】相手の視点」「【2】自分の視点」「【3】数字の視点」の3つの視点を持ち、切り替えながら資料をつくれば、誰でも資料の穴をなくすことができます。
  • 「【1】相手の視点」「【2】自分の視点」「【3】数字の視点」の3つの視点を持ち、切り替えながら資料をつくれば、誰でも資料の穴をなくすことができます。
  • 「相手の立場になって考えろ」とはよく言いますが、どうすれば相手の視点で物事を見ることができるようになるのでしょうか。
  • 「【2】自分の視点」とは、「提案の中に、自分の意見をしっかり持つ」という視点。 解決策の選択肢を列挙して、「この中からよいと思うものを選んでください」というかたちで資料をつくる人がいます。たしかに決めるのは決裁者かもしれませんが、これでは決裁者もどう判断していいのかわかりません。
  • 「【3】数字の視点」とは、「具体的な提案をする意識を持つ」という視点。提案は、これから実施するものなので、その通りになるのかは誰にもわかりません。それでも、仕事ができる人は、しっかりとした試算を事前に行ない、数字的根拠を盛り込んだ資料づくりをしています。
  • 『一発OKが出る資料 簡単につくるコツ』(三笠書房)
  • 下地寛也(しもじ かんや) 1969 年生まれ。コクヨ株式会社 [コクヨの研修]スキルパーク シニアトレーナー。 千葉大学工学部工業意匠学科卒。オフイスインテリアデザイン設計米国インテリア設計事務所留学、働く環境と従業員の行動(創造性、コミュ二ケーション、場のあり方等)に関する分析・研究などの業務に従事したのち、 2003 年より、企業変革コンサルティング、人材育成・教育研修を担当。著書に『コクヨ式 1分間で伝わる話し方』(KADOKAWA)等がある。
 他人の資料をみると「わかりにくい資料だなあ」と思うものですが、自分で資料をつくると「なんで、わかってくれないの」と思うものです。いったい仕事ができる人は、どのような視点で資料をつくっているのでしょうか。

 『一発OKが出る資料 簡単につくるコツ』(三笠書房)の著作者であり、[コクヨの研修]スキルパークシニアトレーナーの下地寛也が資料づくりのコツを3回シリーズでお伝えしてきましたが、今回は3回目。最終回となります。

◆「相手」「自分」「数字」──いい資料には「3つの視点」がある!

 資料づくりが下手な人に限って、会議の参加者から資料にない質問をされるとオロオロしてしまいがちです。自分では想定もしていなかった切り口から質問をされ、思わず思考停止状態になってしまうのでしょう。

 ところが仕事ができる人は、会議でオロオロすることはありません。どのような質問がきても落ち着いて対処することができます。

 なぜ会議中、まったく動じないでいられるのか。資料をつくる段階で、「3つの視点」を持って資料づくりをしているからです。

 その視点とは、「【1】相手の視点」「【2】自分の視点」「【3】数字の視点」の3つ。この3つを切り替えながら資料をつくれば、誰でも資料の穴をなくすことができます。

「【1】相手の視点」とは、「相手が決裁するうえで何を重視するだろうか」という視点
 「相手の立場になって考えろ」とはよく言いますが、どうすれば相手の視点で物事を見ることができるようになるのでしょうか。

 それは「あの人は、決裁するときに何を気にするかなあ?」「何の情報がないと決められないと言うだろうか?」と相手が気にしそうなことを拾い出すことです。

会議の参加者が「何を重視するか」考えよう

 たとえば、相手が決裁するうえで、「維持費がどれくらいかかるのか」や「具体的にどのような効果が見込まれるのか」の2点を重視しているなら、この2点の情報が漏れていては、資料がどれだけ丁寧につくられていても、けっして通ることはありません。

 普段から、決裁者の言動に注意しておけば、その人が「お金にうるさい人」なのか「品質にうるさい人」なのか「対応スピードにうるさい人」なのかは理解することができるようになるものです。

 そういった相手の視点のツボをおさえることが会議で通る資料をつくる上でまず大切です。

◆「自分の視点」で熱意を伝え、「数字の視点」で客観性を伝える

「【2】自分の視点」とは、「提案の中に、自分の意見をしっかり持つ」という視点
 解決策の選択肢を列挙して、「この中からよいと思うものを選んでください」というかたちで資料をつくる人がいます。たしかに決めるのは決裁者かもしれませんが、これでは決裁者もどう判断していいのかわかりません。

 最終的に決めるのは決裁者かもしれませんが、「どの解決策がお薦めなのか?」という自分のしっかりした意見を持つべきです。

 「最高の提案」が見つからなくても、「最善の提案」はどれか。複数のアイデアを提示しつつ、自分は「これがよい!」という考えを熱意を込めて提示します。

できる人は資料に「熱意」を込める

 決裁者は何を提案しているのかと同じくらい誰がどれくらいの熱意を持って提案しているのかも見ています。この提案は本気で取り組みたいという自分の考えを資料に盛り込むことで、信頼を勝ち得ることも大切です。

「【3】数字の視点」とは、「具体的な提案をする意識を持つ」という視点
 たとえば、「売上を伸ばす」「問題点を改善する」「コストを削減する」といった言葉がよく資料に出てきます。ただ、そう言われても、「具体的にどのくらい変わるのか」、数字が不明確では決裁者も判断のしようがありません。

 提案は、これから実施するものなので、その通りになるのかは誰にもわかりません。それでも、仕事ができる人は、しっかりとした試算を事前に行ない、数字的根拠を盛り込んだ資料づくりをしています。

できる人は「数字」で説得する!

 「300万円ほどの投資が必要だが、この生産ラインを組み替えると、年間120万円ほどのコストダウンが見込め、3年ほどで回収できる見込み」──このように「数字で語る」ことで資料の説得力が一気に増すものです。

(まとめ)
 資料づくりが下手な人は「今ある情報を使って、どのように資料をつくろうか」と考えてしまいがち。その点、一発OKが出る資料をつくる人は「どのような情報があれば、資料の穴はなくせるかな」と考えるのです。まずは3つの視点で資料で伝えるべきポイントを拾い出してみてください。
《下地寛也》

関連記事

ピックアップ アクセスランキング

  1. お部屋スッキリ化計画! 意外とかさばるおうちの書類整理術

    お部屋スッキリ化計画! 意外とかさばるおうちの書類整理術

  2. 業務用ラベル「丸シール」でドット絵をかいてみた!

    業務用ラベル「丸シール」でドット絵をかいてみた!

  3. 文具も一緒に連れてって! 旅行におすすめお役立ちアイテム

    文具も一緒に連れてって! 旅行におすすめお役立ちアイテム

  4. 「メリット」が響くプレゼン~特徴ではなく具体的シーンを語っているか~

  5. 「コクヨハク2017」開催決定! 話題の文具が体感できる…3/31より3日間

アクセスランキングをもっと見る

特集