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コクヨのシンプル整理術<前編> ~ノートの神様の場合~

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村上智子さんは、年間国内販売1億冊を超えるキャンパスノートの開発を担当し、社内ではノートのエキスパートとして一目置かれた存在
  • 村上智子さんは、年間国内販売1億冊を超えるキャンパスノートの開発を担当し、社内ではノートのエキスパートとして一目置かれた存在
  • 開発用には、ページの差し替えができないラボノートを使用。改変ができないので、特許の取得時の証拠資料として残る。
  • キャンパスノートの秘密が満載(?)の開発ノート。
  • 測量野帳も使いこなす。
  • KaTaSuで書類を持ち運ぶ。見出しの位置はランダムだという。
  • フリーアドレスになってから持つようになった肩掛けの自作バッグ。
  • スマホが入るポケットを用意。便利な工夫が随所にされている。
  • 持ち物には携帯用ルーペも。さすがノートの神様。
 昨年ヒットした『コクヨのシンプルノート術』の続編ともいえる『コクヨのシンプル整理術』がKADOKAWAより出版されました。前作同様に、100人に及ぶコクヨ社員を取材し、そこから100のメソッドを抽出して本にしたものです。

 今回も企画編集に携わった筆者が、整理術の取材のためオフィスを巡回しつつ社員に声をかけると、みなさん一様に「いや~、散らかってるし、人に見せるようなものではないから。」とおっしゃいます。たしかに、片づけが得意!って言い切れる人はなかなかいませんよね。世の中に整理本が数多とあるくらいですから…。

 しかし思い返してみると、ノート術の場合は、むしろ自分なりのこだわりを意気揚々と語る社員が多かったのです。この差は何でしょうか。

 それはノートを使うことが、アウトプット、つまりビジネスパーソンの成果につながることだという自覚、プライドがあるからではないかと筆者は推測しています。

◆整理は苦手でも、生産性をあげる工夫がある

 逆に、整理は身だしなみのようなものであって、成果につながるものではない、という意識が多いようです。このことは、整理という言葉を使わずに「生産性をあげるための工夫でよいですよ」と説明し直すと、一転して「こんなに散らかってても、モノは見つけられるし、仕事は忘れないし、きっと何かありますね!」と反応が変わっていったことからもうかがえます。

 つまり、生産性をあげるということは、ビジネスパーソンとしてのミッションと認識されていると言っても差し支えないでしょう。

 整理は苦手だと思っているビジネスマンも、生産性をあげる工夫がされているという事実。そこに本書の神髄があると思いました。そして本書では紹介しきれなかった、文具メーカーの社員ならではの整理術を紹介してみたいと思います。

◆ノートの神様といわれる社員の整理術

 紙製品の開発に30年以上携わってきた村上智子さんは、年間国内販売1億冊を超えるキャンパスノートの開発を担当し、社内ではノートのエキスパートとして一目置かれた存在です。その村上さんに、ノートを使った情報整理術など、どんな工夫をされているのかを聞いてみました。
開発用にはページの差し替えができないラボノートを使用
開発用にはページの差し替えができないラボノートを使用


「開発用のノートはラボノートを使っています。打ち合わせ資料はそのまま挟んで議事録やメモとともに閲覧できるようにし、ノートの製本の耐久性の確認もかねています。ノートは3冊を使い分けています。開発用、原紙の研究用、商品企画用という感じです。それを打ち合せの時に持ち運んでいます。以前は、社内移動用にはモバイルバッグのmo・baco(モバコ)を使っていたのですが、ファイルを入れるには嵩張るので、いまはKaTaSu(カタス)を使うようになりました。あと、工場に打ち合せに行くことも多いので、持ち運ぶものは、ふた付きホルダーを使うと、縦型のトートやリュックに収納するのに便利ですね。クリヤーホルダーは用途に応じて使い分けているんです。」
KaTaSuで書類を持ち運ぶ
 なるほど、クリヤーホルダーにインデックスを付けて、きちんと書類を分類をされていますし、小さなホルダーには、ペンを差したり、合間には開発者らしく金尺などが納まってます。見出しのつけ方も工夫がありました。最初は「その他」のホルダーに入れておいて、ある程度、プロジェクトとして確立してきたら、分冊して名前を付けるそうです。新しい案件やタスクに出会うと、つい新しいファイルに、新しいタイトルをつけたくなりがちですが、拙速に分類はしないのは、ベテランらしい大人の余裕を感じます。

◆「便利が好き」と言い切り、いろいろな工夫で開発者魂を発揮する

 そのほか、ポケットサイズの測量野帳には、業務に必要な情報などをコピーして携帯するなど、随所に工夫がみられます。なぜそこまで様々な工夫をするのか?そのモチベーションはどこから来るのかを聞いてみたところ、「便利がすき」なのだと言います。そのポイントを伺ってみると…。

「フリーアドレスになってから、財布やケータイなど持ち歩くものが多くなりましたから、肩かけの小さなバッグを社内で使うようになりました。これは端切れなどで自作したもので、持ち物に合わせてポケットの大きさなども工夫してます。便利が好きなので、いろいろ試しているんですけれど、改めてポイントを聞かれると難しいですね(笑)」
《防災訓練生.S》

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