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これならできる!4STEPで家庭の書類がスッキリ片付くカンタン整理術

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家電の取説や不動産書類・・・家庭の書類は意外に多い。
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  • オリーブグリーンのファイルならインテリアのアクセントにも。
  • 個別フォルダーには必ずタイトルを。
  • 光熱費明細など毎月発生する書類の管理には月間フォルダーがオススメ。
  • 家庭収納で人気のPP製個別フォルダー
  • 更新頻度×使用頻度マトリクス図
 今年も残すところあとわずか。皆さんいかがお過ごしでしょうか?年末と言えば大掃除。特に家庭の書類はこんなときにしか整理できませんよね?でも、何から手をつけてよいのか分からない・・・

 そんなお悩みを抱えるアナタにすぐに真似できるカンタン書類整理術をお伝えします。今日からあなたも片付け上手になりましょう!

◆STEP1 書類の棚卸と目標設定

 先ず大事なのは「書類の棚卸」。どんな書類があるのか、一度全部の書類を一箇所に集めて、床に広げてみましょう・・・きっと途方に暮れると思います。でもそれが大事。こんな絶望的な状況から、スッキリとした書類整理が実現できた時の達成感を、是非味わってください!

 次に大事なのは、「目標設定」。目標とは今床に広げた書類を「どれだけ残すのか?」です。残す量はお部屋の収納スペースによって決めるのがベターです。

・この棚には、ファイルボックスが○個入るから○個までにする。
・机の上にはファイルボックス○個までしか置かない。

ファイルボックスに換算して考えると、後々整理をするときにも何かと便利なのでオススメです。

◆STEP2 マトリクス(更新頻度×使用頻度)を使って書類を分類

 書類の棚卸しと目標設定ができたら、次は書類の分類をしましょう。書類の分類には下図のようなマトリクスで考えると頭がスッキリします。

更新頻度×使用頻度マトリクス図

 更新頻度は、その書類の内容が変化したかどうか、使用頻度はその書類を使用したかどうかで、頻度の高低は、1ヶ月以内に変化があったかどうかで仕分けるのが良いでしょう。

 右上の象限には、学校のプリントやクーポンつきチラシなど更新頻度が高く使用頻度も高い書類。右下の象限は年末調整書類やマンションなどの管理組合の書類など更新頻度は高いが使用頻度は低い書類。左上の象限は電化製品の取説や保証書などの更新頻度は低いが使用頻度の高い書類。左下の象限は保険証券や不動産関連書類など更新頻度も使用頻度も低い書類があてはまります。

 ここで重要なのは、各象限に分類した書類を「捨ててはいけない書類」と「(期限が来れば)捨ててもよい書類」を意識しながら分類する事です。「捨ててはいけない書類」はその名の通り捨ててはいけないので、基本的に減らす事はできません。「(期限が来れば)捨ててもよい書類」をどれだけ減らせるかが書類整理の肝になります。

◆STEP3 捨てる

 書類の分類ができたら、いよいよ不要な書類を捨てていきます。ここで大事なのがSTEP1で決めた「目標」です。設定した目標の収容量から、「捨ててはいけない書類」を差引いた収容量が目指す量になるので、それに収まるように「(期限が来れば)捨ててもよい書類」を捨てていきます。ポイントはできるだけ大胆に捨てることです。

 まず、直感的に古い書類やいらない書類は迷わず捨てていきましょう。そうして残った量がまだ目標に収まらなければ、期限のルール(一ヶ月、半年、一年など)を決めて、それよりも古くなる書類は捨てていきましょう。書類の種類によって期限のルールを分けても良いですが、管理が面倒になるのでできるだけルールは一つにすることが、無理なく継続するコツです。

◆STEP4 整える

 書類のスリム化ができたら、いよいよファイリングしていきましょう。ファイリングというと難しく聞こえますが、ざっくり分けると「ゆるく管理する」か「きっちり管理する」の2パターンに分けられます。

 STEP2で仕分けたマトリクスがここでも役に立ちます。更新頻度の高い書類は「ゆるく管理する」、更新頻度の低い書類は「しっかり管理する」が大原則になります。

「ゆるく管理する」書類には、個別フォルダー+ファイルボックスの組み合わせがオススメです。投げ込みでカンタンにファイリングできるので、月別や書類の種類別にフォルダーを作っておけば、内容が更新しても投げ込むだけなので苦になりません。

 シンプルで丈夫さが人気のPP製フォルダーもオススメですが、きれい目カラーの個別フォルダーやファイルボックスはお部屋のアクセントにもなるので、見せる収納には最適です。

 一方で「しっかり管理する」書類はパイプ式ファイル+クリヤーポケットでの管理がオススメです。クリヤーポケットは自由に追加できるので、取説など量が多くなりがちな書類にも最適です。背ラベルなどをしっかり記入していざと言う時にすぐ探せるように工夫するとよりベターです。さらに、不動産関連や保険証券など絶対になくせない書類は、ファイル自体の色を赤にする等の色分類を併用する事で誤廃棄のリスクも軽減できます。パイプ式ファイルはファイルボックスにも収容できるので、隠す収納も可能です。

 いずれの管理も「(期限が来れば)捨てても良い書類」を定期的に捨てることで書類量を一定に保つ秘訣ですので、STEP3で決めた期限のルールに則ってメンテナンスもお忘れなく。

◆終わりに

 いかがでしたか?今回紹介した整理術は、最初は大変ですが、一度苦労すれば比較的継続し易い整理術なので、是非今年の大掃除に取り入れてみてはいかがでしょうか?
《inspi編集部》

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