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書類を探す時間は1年で約80時間!?解消するための整理術とは。

 コクヨが、有職者1,031名を対象に、紙書類を探す行為に関する調査を実施した結果、1日のうち書類を探す時間はおおよそ20分だそうです。これを1年間に換算すると、約80時間!なんと、10日分の労働に相当するのです。

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書類を探す時間は1年で約80時間!?
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  • 書類を探す時間は1年で約80時間!?コクヨのファイリングシリーズ「KaTaSu(カタス)」
 毎日、何かを探していませんか?「探し物は何ですか~♪」と始まる歌もあるように、日本人は探すことが好きなようです。夢だったり、虹だったり、待ち人なんかでしたら、ロマンもありますが、それが書類だったりするとちょっと考えものですね。

 コクヨが、有職者1,031名を対象に、紙書類を探す行為に関する調査を実施した結果、1日のうち書類を探す時間はおおよそ20分だそうです。これを1年間に換算すると、約80時間!なんと、10日分の労働に相当するのです。

 書類が見つからない一つの理由に、「とりあえずクリヤーホルダーに入れる」「他の書類の上に置いてしまう」など、無意識に書類を置いてしまうことが考えられます。書類が山積みでは、必要な書類が見つかりづらくなるだけではなく、作業スペースも狭くなり、仕事を進める上で支障をきたすことがあります。この便利なクリヤーホルダーは、年間約4.4億枚が出荷(※)されているそうです。(※参考:ファイルバインダー協会)それだけ、埋もれている書類も多いということでしょうか。inspiでも人気のコラムは、余ったクリヤーホルダーの活用術です。

使わなくなったクリヤーホルダー活用術・第2弾より
使わなくなったクリヤーホルダー活用術・第2弾より


 クリヤーホルダーに入れて探しにくくなってしまう要因は、「見出しを書きづらい」「立てて保管できない」ので、「とりあえず入れておく」「つい他の書類と重ねてしまう」といった動作が習慣化してしまうことにあると言われています。
あなたの会社で働く社員の悩み事?


 そのような中で活躍するのが、コクヨのファイリングシリーズ「KaTaSu(カタス)」。クリヤーホルダーに見出しを書き、デスクの上で立てて保管すると、必要な書類が見つけやすくなります。またそうすることで、不要な書類も見分けやすく、かつ捨てやすくなります。
書類整理・活用をサポートする仕組み
書類整理・活用をサポートする仕組み


 そろそろ年末の片づけが気になる頃。溜まってからまとめて整理しがちですが、日ごろから、書類の整理を工夫してみてはいかがでしょうか。

コクヨのファイリングシリーズ「KaTaSu(カタス)」
コクヨのファイリングシリーズ「KaTaSu(カタス)」


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