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プレゼンに対する意識のズレ。話し手は「全部話したい」、聞き手は「ポイントだけを聞きたい」もの

 話し手は「全部、話したい」、聞き手は「重要なポイントだけ聞きたい」という意識のズレを解消しない限り相手に伝わるプレゼンはできないですが、この意識のズレを解消するにはどうすればいいでしょうか。

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話し手は「全部、話したい」、聞き手は「重要なポイントだけ聞きたい」という意識のズレを解消しない限り相手に伝わるプレゼンはできないわけです。
  • 話し手は「全部、話したい」、聞き手は「重要なポイントだけ聞きたい」という意識のズレを解消しない限り相手に伝わるプレゼンはできないわけです。
  • 「ふう~、やっと終わった。で結局何が言いたかったのだろう??」
  • 与えられた時間から逆算していくつのポイントについて言えるのかを絞り込む。
 こんにちは。[コクヨの研修]スキルパーク、シニアトレーナーの下地寛也(しもじかんや)です。しばらくお休みしていましたが、プレゼンのちょっとしたテクニックをお伝えするこのコーナー。今回は、23回目。話し手と聞き手のプレゼンに対する意識のズレについてお伝えします。

話し手と聞き手の意識のズレ



 皆さんは人のプレゼンを聞いていて、「話が長いなあ」とか「情報が多すぎてよくわからないなあ」と思うことはないでしょうか。

 その原因はプレゼンに対する話し手と聞き手の意識のズレにあることが多いものです。そして、この意識のズレを理解しておくと、相手に伝わる話をつくるのがうまくできるようになるでしょう。

ではまずプレゼンター(話し手)の意識を考えてみましょう。



 話し手は「与えられた時間に比べて話す内容がたくさんあるので、できるだけ端的に話して多くの情報を盛り込みたい」と考えがちです。

 そして「あれも言いたいし、これも言いたい。できればこの内容も伝えておきたい」とドンドン話のポイントを増やしていきます。

 いざ、プレゼンがはじまると限られた時間に対して情報が多すぎて早口になりますし、話すことに必死になって聞き手の反応をあまり見ないなんてこともおこります。

 そしてプレゼンが終わると「ふう~、終わった。えっと言い忘れたポイントはなかったかな」と考えます。

 つまり話し手は「自分が準備した内容を全部、話したい」と考えがちです。


一方で聞き手の意識はどうでしょう。



 話し手が「あれも言いたいし、これも言いたい」と考えているのとは間逆で、「あまり、たくさんのことを聞いても頭に入らないし、大切なことだけをササッと説明してくれないかな」と思っているものです。

 そして話し手がまとまりのないプレゼンを話し始めると「なんだか話がゴチャゴチャしていてよくわからないなあ」と考えます。

 プレゼンが終わると、「ふう~、やっと終わった。で結局何が言いたかったのだろう??」と思います。

 つまり聞き手は「重要なポイントだけを聞きたい」と考えているものです。


 この、話し手は「全部、話したい」、聞き手は「重要なポイントだけ聞きたい」という意識のズレを解消しない限り相手に伝わるプレゼンはできないわけです。

 ではこの意識のズレを解消するにはどうすればいいでしょうか。

 ここでは2つのコツをお伝えします。

「最も言いたいことは何か」を考える



 まず1つ目は、「最も言いたいことは何か?」を考えるということです(それが「難しいんだよ」という声が聞こえてきそうですが・・)。

 コツは「もし相手の都合でプレゼンの時間が急に取れなくなり、一言だけしか伝える時間がないとすれば何を言うか」という視点で考えることです。

 たとえば役員に「在宅勤務制度導入の提案」のプレゼンの準備をしていましたが、急遽一言しか伝えられないとすればどうでしょう。

 「在宅勤務制度を全社導入する前に、一部の部門限定で試験導入を実施させてください」と言うかもしれません。

 もしくは「在宅勤務制度導入の成功の鍵は上司と部下のコミュニケーション方法を大きく見直すことです」と言うかもしれません。

 つまり「最も言いたいこと」とは「相手に判断してもらいたいことは何か」「提案成功の鍵は何か」といったことを言えばいいわけです。

 そして、他のすべての情報を言い忘れても、これだけは絶対言おうと心に刻んでプレゼンに臨みましょう。それだけでずいぶんと話はシンプルにまとまるものです。

与えられた時間から逆算して言うべきポイントの数を絞り込む



 もう1つのコツは、与えられた時間から逆算していくつのポイントについて言えるのかを絞り込むということです。

 たとえばプレゼン時間が10分あるとしましょう。

 冒頭の挨拶や背景の説明に2分、最後の話のまとめに2分使うとすれば残る時間は6分です。

 そうすると話のポイント1つに対して2分で話すのであれば3つしか言えません。もしくはポイント1つに対して1分で話すのであれば2つしか言えません。

 たとえば在宅勤務制度の提案について話したいポイントが「制度導入の効果」「部下のマネジメント方法」「制度改定の概要」「導入にかかわる予算」「他社の成功事例」などがあったとしましょう。

 ところが説明する時間が6分しかないとすると、2つか3つのポイントに絞り込む必要があるわけです。

 結果、先ほどの「上司と部下のコミュニケーション方法を大きく見直すこと」に関係しそうな「部下のマネジメント方法」「他社の成功事例」の2点だけに絞ってプレゼンして、その他のポイントは次の機会にしようと考えてもいいかもしれません。

 このように言いたいことをあれもこれも盛り込もうとする前に、与えられた時間から考えていくつのポイントに絞り込むべきなのかを考えれば、聞き手の頭に残るスッキリとわかりやすいプレゼンを作ることができるようになるわけです。
《下地寛也》

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